Passer de Microsoft 365 ou Gmail à Whaller Mail : une migration en cinq étapes

Changer de messagerie fait peur à beaucoup de directions informatiques, et pour de bonnes raisons. La messagerie concentre des années d’échanges, des règles de classement construites au fil du temps, des adresses fonctionnelles dont dépendent des clients et des fournisseurs, et des habitudes auxquelles les collaborateurs tiennent. Une bascule mal préparée se traduit vite par des courriels perdus et un service d’assistance débordé.

Whaller Mail a été conçu pour que cette transition puisse se faire par étapes, sans migration imposée. Ce guide présente une démarche en cinq temps pour passer de Microsoft 365, d’Exchange ou de Gmail à une messagerie hébergée en France et intégrée à votre espace Whaller.

1. Faire l’inventaire de l’existant

 
Avant de toucher à quoi que ce soit, il faut savoir ce que l’on déplace. L’inventaire recense les boîtes nominatives, les adresses fonctionnelles comme contact@ ou recrutement@, les alias, les listes de diffusion et les redirections. Il mesure aussi le volume des boîtes, car chaque compte de messagerie managé par Whaller dispose de 5 Go, et il identifie les usages particuliers, comme une boîte partagée par une équipe ou une adresse utilisée par une application métier pour envoyer des notifications.

Cet inventaire est l’occasion de faire le ménage. Les comptes de collaborateurs partis depuis longtemps, les alias que plus personne n’utilise et les listes de diffusion orphelines n’ont pas vocation à être recréés.
 

2. Connecter d’abord les adresses existantes

 
Whaller Mail propose deux modes. Le premier consiste à connecter à Whaller les boîtes que vous utilisez déjà, qu’elles soient hébergées chez Microsoft, chez Google ou chez un autre fournisseur. L’activation est immédiate et ne demande aucune migration ni aucun changement d’infrastructure.

Ce premier mode est une bonne façon de commencer. Vos collaborateurs prennent l’habitude de traiter leurs courriels dans Whaller, avec la vue par conversation, la recherche, les favoris et l’aide à la rédaction de Whaller (IA)ssistant, et ils peuvent déjà envoyer en un clic une pièce jointe dans la sphère du projet concerné. Le niveau de souveraineté reste celui de votre fournisseur actuel, mais l’adoption de l’outil est acquise avant la bascule.
 

3. Basculer vers les boîtes managées, population par population

 
Le second mode, celui des boîtes managées, garantit une souveraineté complète : Whaller crée et héberge vos comptes de messagerie en France sur OVHcloud, et le gestionnaire de votre organisation les provisionne, les modifie et les supprime directement depuis Whaller, avec les alias et le répondeur automatique.

Plutôt que de basculer toute l’organisation le même jour, il est plus prudent de procéder par groupes. On commence souvent par une équipe pilote volontaire, puis par les populations qui manipulent les informations les plus sensibles, comme la direction générale, le juridique ou les ressources humaines, avant d’étendre la bascule au reste de l’organisation. La configuration de votre nom de domaine, avec la modification des enregistrements DNS qui indiquent où doivent être livrés vos courriels et quels serveurs sont autorisés à envoyer en votre nom, se prépare avec nos équipes pour éviter toute interruption de service.

4. Décider du sort de l’historique

 
La question de l’historique se pose dans toute migration. Toutes les organisations n’ont pas besoin de transférer dix ans de courriels dans leur nouvelle messagerie, et beaucoup choisissent de conserver l’ancienne boîte en consultation pendant une période de transition, ou d’en exporter une archive selon leur politique de conservation. Les documents qui comptent vraiment, comme les contrats, les comptes rendus ou les pièces de projet, ont souvent davantage leur place dans les sphères Whaller, où toute l’équipe peut les retrouver, que dans une boîte de réception individuelle.

5. Accompagner les utilisateurs

 
La réussite d’une migration tient beaucoup à l’accompagnement. Une courte démonstration par équipe, une sphère d’entraide où les collaborateurs posent leurs questions et quelques référents identifiés dans chaque service suffisent généralement à traverser les premières semaines. La signature de courriel personnalisée par compte, la recherche dans l’ensemble des boîtes et le répondeur d’absence sont les fonctions sur lesquelles les questions reviennent le plus souvent, et elles se configurent en quelques minutes.
 

Dans quelles offres ?

 
Whaller Mail est disponible en option payante à partir de l’offre Business. Il est compatible avec Whaller DONJON, Whaller RESILIENCE et Whaller ARENA, avec les mêmes garanties de souveraineté et les mêmes fonctions de gouvernance. Il n’est pas inclus dans les offres Standard et Pro.

Préparer votre migration vers Whaller Mail

Pour aller plus loin

• Whaller Mail : la messagerie électronique souveraine intégrée à Whaller
• Quitter Microsoft 365 : ce que les DSI devraient vraiment se demander avant de décider
• Chat Control : le Parlement européen rétablit la surveillance volontaire des messageries
• Whaller Mail : la présentation complète