Une inscription à un salon, une candidature spontanée, l’avis d’un client après une démonstration, le questionnaire de sécurité d’un fournisseur : une bonne partie des informations dont une organisation a besoin vient de personnes qui ne font pas partie de ses équipes. Pour les recueillir, on se tourne souvent vers un outil de formulaires gratuit, installé en dix minutes, sans trop se demander où partiront les réponses ni qui pourra y accéder. Avec Whaller, ces informations peuvent arriver directement dans votre environnement collaboratif, hébergé en France, grâce aux formulaires accessibles publiquement.
Un formulaire Whaller, ouvert à qui vous voulez
Les formulaires Whaller servaient déjà à collecter des informations auprès des membres d’une organisation : demandes internes, remontées du terrain, sondages d’équipe. En choisissant l’option « Accessible publiquement » au moment de la création, vous pouvez désormais les ouvrir à n’importe quel interlocuteur, qu’il dispose ou non d’un compte Whaller. Vous partagez simplement le lien du formulaire, que ce soit dans un courriel, sur votre site, sur vos réseaux sociaux ou sous la forme d’un QR code imprimé sur une affiche ou un kakémono.
La personne qui ouvre le lien arrive sur une page aux couleurs de votre organisation, indique son prénom, son nom et son adresse électronique, puis saisit le code de vérification qu’elle reçoit par courriel avant de répondre. Elle n’a aucun compte à créer, mais chaque réponse est rattachée à une adresse vérifiée, ce qui limite sérieusement les inscriptions fantaisistes et les envois automatisés. Une fois le formulaire envoyé, elle reçoit une confirmation par courriel, et vos équipes sont prévenues de leur côté, par courriel et dans le centre de notifications Whaller.
Les réponses des personnes extérieures rejoignent celles de vos membres, au même endroit, avec la mention « Externe » qui permet de les distinguer d’un coup d’œil. Vous choisissez qui peut les consulter, vous pouvez les soumettre à une approbation et les exporter dans un tableur pour les exploiter. Surtout, elles restent dans votre environnement Whaller, hébergé chez OVHcloud en France et à l’abri des lois extraterritoriales, au lieu d’être dispersées dans un service tiers dont vous ne maîtrisez ni l’hébergement ni la durée de conservation.
Reste à savoir à quoi tout cela peut servir concrètement. Voici les usages qui nous semblent les plus parlants, métier par métier, puis dans quelques secteurs où la question se pose avec une acuité particulière.
Communication : des événements mieux préparés
Pour une direction de la communication, le formulaire public trouve naturellement sa place dans l’organisation d’événements. Inscriptions à une conférence, à une matinale ou à une inauguration, demandes d’accréditation des journalistes pour une conférence de presse, choix d’un créneau de visite sur un stand : toutes ces informations arrivent dans un même espace, où l’équipe qui prépare l’événement peut les consulter sans échanger des tableaux par courriel.
Le même outil sert ensuite à boucler la boucle avec un questionnaire de satisfaction envoyé aux participants dans les jours qui suivent. Et lorsqu’une organisation lance une consultation plus large, par exemple pour recueillir l’avis de ses partenaires sur un projet ou de ses lecteurs sur une lettre d’information, elle peut le faire sans demander à qui que ce soit de rejoindre sa plateforme.
Marketing : transformer l’intérêt en contact qualifié
Les équipes marketing y trouveront de quoi capter l’intérêt là où il naît. Sur un salon professionnel, un QR code affiché sur le stand renvoie vers un formulaire de demande de démonstration ou de documentation ; le visiteur répond en une minute depuis son téléphone et l’équipe commerciale reçoit la demande en temps réel, avec une adresse vérifiée plutôt qu’une carte de visite griffonnée. Le même principe fonctionne pour l’inscription à un webinaire, une offre d’essai ou le recrutement de clients volontaires pour tester une future fonctionnalité.
Les questions à choix multiple permettent de qualifier chaque contact dès la première prise de contact (taille de la structure, secteur, besoin principal), ce qui facilite ensuite le tri et le suivi. Et parce que ces données concernent vos prospects et vos clients, les conserver dans un environnement souverain plutôt que dans un service hébergé hors d’Europe n’est pas un détail : c’est un argument de confiance que vous pouvez faire valoir auprès d’eux.
Ressources humaines : accueillir avant même l’arrivée
Les ressources humaines sont sans doute le métier où le formulaire public change le plus le quotidien, parce qu’une large part de leurs interlocuteurs ne fait pas encore partie de l’organisation. Une candidature spontanée peut être déposée avec son CV grâce au champ de fichier à téléverser ; l’option d’approbation permet de faire valider chaque dossier par les bonnes personnes avant d’y donner suite, et les rôles de limiter l’accès aux réponses aux seuls recruteurs concernés.
Le formulaire public facilite aussi l’intégration des futurs collaborateurs : entre la signature du contrat et le premier jour, la nouvelle recrue peut transmettre les informations et justificatifs nécessaires à son arrivée sans attendre l’ouverture de ses accès. Les inscriptions à un forum de recrutement, à une journée portes ouvertes ou à la cooptation d’anciens collaborateurs s’y prêtent tout aussi bien. Dans tous ces cas, il s’agit de données personnelles, parfois sensibles, qui ont tout intérêt à rester hébergées en France et à l’écart d’outils grand public.
Sécurité informatique : ouvrir un canal sans ouvrir de brèche
Pour les DSI et les RSSI, l’enjeu est différent : il s’agit de recevoir des informations de l’extérieur sans fragiliser la sécurité de l’organisation. Un formulaire public peut ainsi servir de point d’entrée pour les signalements d’incident ou de vulnérabilité émanant de partenaires, de prestataires ou de chercheurs en sécurité, avec une adresse vérifiée pour chaque envoi et un circuit de traitement clairement défini.
Il se prête aussi très bien aux questionnaires d’évaluation des fournisseurs, que les exigences de NIS2 ou de DORA sur la sécurité de la chaîne d’approvisionnement rendent de plus en plus fréquents. Chaque fournisseur remplit le questionnaire et joint ses attestations, les réponses restent centralisées et exportables pour l’analyse et l’ensemble du dossier demeure dans un environnement dont la souveraineté ne fait pas débat.
Associations, sport, secteur public, éducation : des publics à embarquer sans contrainte
Certains secteurs ont, par nature, un public très large dont seule une partie utilise les outils numériques de l’organisation. Les associations peuvent recueillir les demandes d’adhésion, les candidatures de bénévoles ou les inscriptions à leur assemblée générale, et les clubs, ligues et fédérations sportives les inscriptions à un tournoi, à un stage ou à une formation d’arbitre, sans obliger chacun à créer un compte au préalable. C’est souvent une porte d’entrée en douceur : la personne découvre l’organisation par un formulaire, avant de rejoindre plus tard ses espaces d’échange.
Dans le secteur public, une collectivité ou un établissement peut mener une consultation auprès des habitants, recueillir des inscriptions à une réunion publique ou centraliser des demandes d’information, en gardant les données des usagers sur une infrastructure française. Les établissements scolaires, enfin, peuvent s’en servir pour les inscriptions à une journée portes ouvertes, les autorisations de sortie ou les rendez-vous avec les familles, y compris celles qui ne sont pas encore inscrites dans leur réseau.
Quelques conseils pour bien démarrer
- Ne redemandez pas l’identité du répondant : son prénom, son nom et son adresse électronique sont enregistrés automatiquement lors de son identification.
- Allez à l’essentiel : ne demandez que les informations dont vous avez réellement besoin, vos interlocuteurs iront plus volontiers au bout.
- Structurez les formulaires longs : les intercalaires permettent de regrouper les questions en sections faciles à parcourir.
- Fermez la collecte à temps : désactiver le formulaire coupe immédiatement l’accès au lien.
Pour aller plus loin, notre guide pratique des formulaires vous accompagne pas à pas, de la création à l’exploitation des réponses, et tous les détails de paramétrage se trouvent dans l’article du centre d’aide consacré aux formulaires.
Les formulaires sont disponibles à partir de l’offre Business. Si vous souhaitez voir comment les mettre en place pour vos propres usages, notre équipe vous les présente volontiers lors d’une démonstration.
0 commentaires