Chez Whaller, on a une règle simple : avant de vanter une fonctionnalité, on la fait vivre en interne. C’est le cas du Kanban des tâches, que notre équipe utilise au quotidien pour piloter ses recrutements, dans une sphère dédiée baptisée « Recrutement ».
Un processus de recrutement, une sphère, un seul fil
Concrètement, chaque candidature devient une tâche. Elle porte le nom du candidat, une échéance et un ou plusieurs membres assignés. Elle progresse ensuite de colonne en colonne au fil des étapes : candidature reçue, premier entretien visio programmé, entretiens avec l’équipe, prise de référence, entretien final, puis refusé ou embauché. Un simple glisser-déposer suffit pour faire avancer une candidature d’une étape à l’autre, et chaque changement de statut génère automatiquement une notification dans le fil de discussion.
L’intérêt, ce n’est pas seulement la vue d’ensemble. C’est que tout reste au même endroit : la tâche elle-même, les échanges entre recruteurs sur le profil, les événements de visioconférence liés à chaque entretien, et les documents partagés comme le CV du candidat. Plus besoin de retrouver un CV égaré dans une boîte mail ou de reconstituer une conversation éclatée entre plusieurs canaux.
Le Kanban comme colonne vertébrale, pas comme gadget
Le Kanban des tâches de Whaller est pensé pour donner une visibilité immédiate sur l’ensemble des dossiers en cours, avec les tâches en retard mises en évidence. Chaque colonne peut être adaptée au processus propre de chaque équipe RH, sans configuration technique lourde.
Cette souplesse rejoint un principe plus large que nous développons régulièrement sur le blog Whaller : une sphère peut être équipée d’outils sur mesure selon sa vocation, qu’il s’agisse d’un espace de discussion ou d’un espace de production. Une sphère recrutement combine les deux, ce qui en fait un bon exemple de ce que permet une plateforme collaborative pensée pour s’adapter aux usages plutôt que l’inverse.
Un bénéfice qui dépasse le recrutement
Ce que montre cet usage interne, c’est surtout la logique de fond de Whaller : remplacer l’empilement d’outils disparates (messagerie, visio, partage de fichiers, suivi de projet) par une seule sphère hébergée en France, où chaque membre de l’équipe retrouve instantanément le contexte d’un dossier, qu’il s’agisse d’un candidat, d’un client ou d’un projet interne.
Pour aller plus loin sur le fonctionnement du Kanban des tâches, direction le centre d’aide Whaller. Et pour prolonger la réflexion sur l’organisation des sphères et des rôles au sein d’un réseau collaboratif, notre article sur la cartographie des rôles Whaller détaille comment chaque sphère peut être équipée selon sa fonction.
Le parcours complet, du premier contact au contrat signé
Mis bout à bout, le recrutement mobilise plusieurs outils de la plateforme, chacun à l’étape où il est le plus utile. La messagerie Whaller Mail pour le premier contact avec le candidat, la sphère et son Kanban pour le suivi du processus, puis Whaller Signature pour la signature électronique du contrat, sans jamais sortir de l’environnement Whaller.
Ce parcours illustre un principe cher à Whaller : chaque outil intervient au bon moment, sans jamais faire sortir l’utilisateur de son espace de travail, de la première prise de contact jusqu’à la signature du contrat.
Whaller Mail, pour ne pas quitter la sphère dès le premier contact
Avant même qu’un candidat n’existe en tant que tâche dans le Kanban, il existe d’abord comme un e-mail. Whaller Mail, la boîte de réception intégrée à la plateforme, permet de recevoir les candidatures et d’échanger avec les candidats sans jonglage entre une messagerie professionnelle classique et l’espace de travail collaboratif. Le compte de messagerie reste associé à la sphère, ce qui évite qu’un recrutement démarre dans un outil et se poursuive dans un autre.
Whaller Signature, une signature électronique intégrée, jusqu’au contrat
Autre maillon qui referme la boucle : la signature électronique, intégrée nativement à Whaller, certifiée eIDAS niveau avancé et disponible dès l’offre Business. Une fois la décision d’embauche prise, le contrat part en signature directement depuis la sphère, sans export vers un outil tiers ni échange de pièces jointes par e-mail. Le candidat reçoit un lien de signature sécurisé et le document signé revient se ranger dans la Box de la sphère, aux côtés du CV et des notes d’entretien.
Pour les dossiers les plus sensibles, une sphère chiffrée
Certains recrutements appellent un niveau de confidentialité supplémentaire : poste stratégique, restructuration discrète, dossier RH sensible. Dans ces cas, la sphère recrutement peut être chiffrée, ce qui renforce la protection des échanges et des documents qui y circulent. Pour les organisations soumises aux exigences de sécurité les plus strictes, Whaller DONJON, qualifié SecNumCloud 3.2 par l’ANSSI, offre un niveau de garantie supplémentaire.
Recommandations RGPD : encadrer les données des candidats
Un dossier de recrutement contient des données personnelles à part entière : CV, coordonnées, comptes rendus d’entretien, parfois des appréciations sur le profil. Quelques bonnes pratiques s’imposent, indépendamment de l’outil utilisé.
La CNIL recommande de ne pas conserver les données d’un candidat non retenu au delà de deux ans après le dernier contact, sauf accord explicite du candidat pour figurer dans une CVthèque. Une tâche déplacée vers « Refusé » et archivée dans la sphère reste donc une donnée personnelle active tant qu’elle n’est pas supprimée : mieux vaut prévoir une purge régulière des dossiers refusés plutôt que de les laisser s’accumuler indéfiniment. Les candidats doivent aussi être informés de l’usage fait de leurs données et de leur droit d’accès, de rectification et de suppression.
Sur ce terrain, la structure en sphères aide plutôt qu’elle ne complique : les échanges et documents restent cloisonnés dans un espace aux accès maîtrisés, hébergés en France sans transfert hors de l’Union européenne, ce qui limite déjà les risques de dispersion des données. Cela ne dispense pas de la rigueur habituelle : limiter les accès à la sphère aux personnes réellement impliquées dans le recrutement et ne collecter que les informations pertinentes pour l’évaluation du candidat.
La box de sphère : les documents de recrutement au même endroit
Grilles d’entretien, trames de questions, CV reçus : ces documents ont souvent tendance à se disperser entre pièces jointes de mails et dossiers partagés isolés. Dans la sphère Recrutement, ils vivent dans la Box, l’espace de stockage documentaire natif de la sphère, avec édition directe des fichiers Office grâce à Whaller 365.
Chaque fichier reste modifiable en ligne sans quitter la sphère, avec la même trace d’auteur et de date de mise à jour que sur les tâches ou les messages.
Le sondage, pour caler les créneaux sans échange de mails
Autre outil natif utile en phase de recrutement : le sondage. Plutôt que d’échanger plusieurs messages pour trouver un créneau d’entretien collectif entre recruteurs, un sondage posté dans le fil permet à chacun de voter directement sur les disponibilités proposées.
Le résultat s’affiche en temps réel dans la sphère, visible par toute l’équipe, sans relance ni comptage manuel.
Vos recrutements méritent mieux qu’une dispersion d’outils
Vous êtes RH, dirigeant d’une PME ou responsable du recrutement au sein d’une administration publique ? Nos équipes sont disponibles pour examiner comment une sphère Whaller peut centraliser votre processus de recrutement, de la candidature reçue jusqu’à la signature du contrat.
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