Whaller Signature : signer vos documents sans les faire sortir de votre espace de travail

Un contrat de prestation, un avenant, une convention de partenariat ou une simple attestation suivent presque toujours le même parcours. On rédige le document dans un traitement de texte, on l’échange par courriel avec plusieurs versions en pièce jointe, on l’exporte en PDF, puis on le dépose sur un service de signature distinct avant de récupérer l’exemplaire signé et de le ranger quelque part, en espérant que personne ne travaille encore sur une version antérieure. À chaque changement d’outil, le document quitte un environnement maîtrisé et il devient plus difficile de savoir qui l’a consulté, qui l’a modifié et où il est réellement hébergé.

Whaller Signature réunit ce parcours dans l’espace de travail que vos équipes utilisent déjà. Le document est stocké, discuté, validé puis signé au même endroit, et il reste hébergé en France du premier brouillon jusqu’à l’archivage de la version signée.

Ce que dit le droit : la valeur juridique d’une signature électronique

 
En Europe, la signature électronique est encadrée par le règlement eIDAS (règlement (UE) n° 910/2014). Son article 25 pose un principe simple : une signature électronique ne peut pas être privée d’effet juridique ni être déclarée irrecevable comme preuve en justice au seul motif qu’elle se présente sous une forme électronique. En droit français, l’article 1367 du Code civil reconnaît la même valeur à la signature électronique dès lors qu’elle repose sur un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache.

Le règlement distingue trois niveaux. La signature simple convient aux engagements courants, la signature avancée apporte des garanties renforcées et la signature qualifiée, plus lourde à mettre en œuvre, est équivalente à une signature manuscrite. La signature avancée répond à quatre exigences fixées par l’article 26 du règlement : elle est liée au signataire de manière univoque, elle permet de l’identifier, elle est créée à l’aide de moyens qu’il est seul à contrôler et elle est liée aux données signées de telle sorte que toute modification ultérieure soit détectable.

C’est ce niveau avancé que propose Whaller Signature, avec un prestataire français de confiance, certifié eIDAS et référencé par la Direction générale des Finances publiques. Il couvre la grande majorité des usages professionnels, des contrats commerciaux aux documents RH en passant par les pièces des marchés publics.

Signer sans faire sortir le document de votre environnement

 
La valeur juridique ne suffit pas. Un contrat contient souvent des conditions tarifaires, des données personnelles ou des informations stratégiques, et la question de son hébergement se pose à chaque étape. Lorsque le document transite par un service soumis au Cloud Act ou au FISA, il échappe en partie à votre contrôle, même si la signature est valide.

Avec Whaller, le document est d’abord déposé dans la sphère concernée, par exemple la sphère Juridique ou la sphère d’un projet. Les personnes habilitées le commentent, proposent des modifications et valident la version finale sans échanger de pièces jointes. L’envoi à la signature se fait ensuite en un clic depuis le Drive 2.0, l’application native de Whaller pour Mac et PC, et l’exemplaire signé revient dans la même sphère avec son journal d’audit. Les documents, les signatures et l’horodatage restent hébergés en France.
 

Le parcours du signataire, étape par étape

 
Pour la personne qui signe, le parcours a été pensé pour être compris sans explication. Elle reçoit un courriel d’invitation qui précise le document concerné et l’échéance, puis accède à une page d’accueil où elle peut lire l’intégralité du document avant d’activer la signature. Une authentification par code de sécurité confirme son identité, elle appose sa signature dans un panneau dédié et reçoit une confirmation à l’écran, suivie d’un courriel de clôture.

Le courriel d’invitation	La lecture du document
L’authentification par code	La confirmation de signature

Quels usages pour quelles équipes

 
Les directions juridiques sont les premières concernées, puisqu’elles peuvent suivre un contrat de sa rédaction à son archivage sans quitter la sphère où il a été négocié. Les directions des ressources humaines y trouvent un moyen de faire signer contrats de travail, avenants et attestations à des collaborateurs parfois éloignés, tout en conservant ces documents sensibles en France.

Dans le secteur public et les collectivités, le référencement du prestataire par la DGFIP facilite la signature des pièces de marchés publics. Les établissements de santé et du médico-social peuvent faire signer leurs conventions et leurs accords de traitement de données sans que les documents quittent la plateforme. Dans la banque et l’assurance, la signature des contrats de prestataires informatiques et de leurs avenants s’inscrit dans les exigences de maîtrise des tiers prévues par DORA.
 

Disponibilité

 
Whaller Signature est disponible en option de l’offre Business, sans abonnement supplémentaire auprès d’un service de signature tiers. Le Drive 2.0, depuis lequel les documents sont envoyés à la signature, est disponible dès l’offre Pro sur macOS et Windows, et une version Linux est en préparation.

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Pour aller plus loin

 
Whaller Signature : la présentation complète
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