27 novembre 2023

Comment Whaller facilite la communication interne et externe ?

L’EUt+ est un réseau de huit, bientôt neuf universités partenaires, universités de technologie au niveau européen qui vise à terme à devenir une seule université et, pour les étudiants, à obtenir un diplôme européen.

Comment Whaller facilite la communication interne et externe de l’EUt+ ?

Nous avons interviewé 👇

Jorge Medina
Coordinateur interne d’EUt+ à l’Université des sciences appliquées de Darmstadt (h_da)
Représentant principal.

Comment s’est déroulé le déploiement de l’outil ?

Nous utilisons Whaller depuis le début de l’initiative (EUt+) et, en principe, tous ceux qui viennent chez nous ou à EUt+ ont accès à Whaller. Par exemple, dans mon cas, j’utilise Whaller tous les jours ; c’est le premier outil et le dernier que j’utilise dans la journée. Il nous donne toutes les informations dont nous avons besoin, de nouveaux messages sont affichés et, surtout, des notifications sur les nouveaux documents importants, que nous pouvons également modifier.

Comment vos étudiants ont-ils adopté Whaller ?

En fait, tout le monde utilise Whaller, et c’est le canal officiel pour discuter de tout ce qui concerne l’EUt+. Nous savons que pour certains, c’est un peu compliqué, parce que nous ne trouvons pas tout intuitivement dès le départ. Cependant, il y a une phase d’adaptation, puis nous pouvons travailler avec, et tous les documents sont toujours liés. Nous avons notre page d’accueil et tous les documents importants sont liés à la page d’accueil de Whaller. L’accès à Shibboleth est également très simple, car chacun peut se connecter avec son propre identifiant et son propre mot de passe. Chez h_da (Hochschule Darmstadt), en tout cas, cela fonctionne bien.

Quelles fonctionnalités vous sont utiles ?

Tout le monde utilise Whaller à l’EUt+, les étudiants aussi, ils ont leur propre sphère et nous sommes au moins dans la phase 1 responsables du Work Package 4 et nous avons aussi eu le leadership dans certaines tâches comme la tâche 3.3 et la tâche 7.4, donc nous avons régulièrement utilisé Whaller pour les documents et tout a été efficacement centralisé là. Lorsqu’il y a des problèmes, les gens me contactent et je peux transmettre « les problèmes » et toutes ces questions directement à Whaller, et il n’y a pas plus d’un jour de retard pour la réponse. Cela signifie que les problèmes sont traités et résolus plutôt rapidement. En principe, nous utilisons toujours Whaller, sauf pour certaines réunions où il y a d’autres moyens de communication, d’autres canaux de vidéoconférence. Mais en principe, nous utilisons aussi Jitsi et BBB en interne pour la communication vidéo. Par exemple, dans notre sphère, où je travaille. Le point 1.4 concerne la gestion de projets. Nous utilisons Whaller chaque semaine et c’est un excellent moyen de communication.

Avec EUt+, vous vous rencontrez régulièrement. Comment Whaller vous aide-t-il dans vos déplacements ?

Dans Whaller, vous pouvez toujours obtenir toutes les informations sur les dernières réunions physiques. C’est donc très utile pour nous, et pas seulement parce qu’on peut y trouver certains liens, comme des enquêtes et des informations générales. Nous partageons ces liens en interne, au sein de notre université, afin que tout le monde ait accès aux dernières informations.

Quelles sont les fonctionnalités les plus importantes pour vous ?

Je dirais la communication vidéo, les canaux vidéo et, bien sûr, la possibilité de sauvegarder des documents. La gestion des documents est parfois problématique, car il n’y a pas de fichier commun ou de dossier central. Toutefois, si vous êtes chargé d’organiser les documents vous-même, vous pouvez le faire – ce n’est pas du tout un problème, et vous y trouverez tout. Ce que nous aimerions, c’est une meilleure communication par courrier électronique ou une meilleure gestion des listes de diffusion. Mais pour le reste, Whaller fonctionne très bien.

Comment diriez-vous que Whaller aide à diffuser l’initiative EUt+ sur votre campus en termes de communication interne ?

Je dirais que Whaller est très lié à l’idée de l’EUt+. Il y a un lien entre l’EUt+ et Whaller. J’aimerais voir quelques améliorations. Nous en avons déjà parlé, du moins ici à Troyes, et je pense que cela va se faire. Comme pour tout, il y a toujours des critiques, mais il y a du bon. Whaller peut faciliter le travail, tous les jours, si vous savez comment travailler avec. Comme je l’ai dit, il y a une phase d’adoption et ensuite nous pouvons très bien l’utiliser. Je pense qu’il est difficile de le remplacer par une autre application. Je pense que nous devons juste améliorer un peu l’application et le concept pour ce dont nous avons besoin ici à l’EUt.

D’après mon expérience personnelle, j’utilise Whaller, j’en suis très satisfait, je peux communiquer avec lui et je peux en tout cas diffuser toutes les demandes EUt+ au sein de l’université ainsi qu’avec les autres universités partenaires. J’ai donc du mal à imaginer une autre application qui pourrait remplacer celle-ci, si nous communiquons globalement au sein d’EUt+ et également en interne au sein de notre université. Mais comme je l’ai dit, nous avons déjà travaillé sur quelques propositions ici et nous les avons recommandées. Avec l’implémentation régulière de ces évolutions, notre activité ne cesse de s’améliorer.