Whaller accompagne la transformation numérique des universités

L’EUt+ est un réseau de huit, bientôt neuf universités partenaires, universités de technologie au niveau européen qui vise à terme à devenir une seule université et, pour les étudiants, à obtenir un diplôme européen.

Comment Whaller accompagne la transformation numérique de l’EUt+ ?

 

Nous avons interviewé 👇

Laetitia Roggero
Directrice de la Communication à l’Université de Technologie de Troyes en Champagne
responsable de la communication au niveau de l’initiative Université de technologie européenne (EUt+)

 

 

Comment avez-vous connu Whaller ?

En juillet 2020, on a eu une réponse positive de la Commission européenne qui a accordé un financement pour cette initiative EUt+. A partir de là, il a fallu que nous commencions à travailler sur l’ensemble des thématiques de l’université, telles que la recherche et l’éducation, avec nos sept autres partenaires européens et pour cela, nous cherchions une plateforme de collaboration.

Nous avions entendu parler de la plateforme et nous nous sommes dit que nous allions faire un essai. Nous avions également regardé la concurrence, qui, pour des raisons de protection des données, pour des raisons d’usage, ne correspondait pas à ce que nous cherchions. Ce que nous avons apprécié dans Whaller, c’est que nous avons pu discuter avec toute l’équipe. Nous avons vraiment apprécié le côté sur-mesure de la solution et l’ensemble des fonctionnalités qui répondaient à nos besoins.

 

Pourquoi le choix de Whaller ?

Premièrement, c’est vraiment le côté sur-mesure et service client. Il y a eu un vrai échange, un accompagnement pour la mise en place de l’ensemble de nos groupes de travail, puisque c’est un projet européen avec énormément de groupes de travail sur des thématiques très variées. Cela nous permettait d’avoir cette souplesse pour organiser notre travail. L’une des fonctionnalités que nous avons vraiment appréciée, c’est pour démarrer le travail. C’est bien sûr le côté visioconférence, mais aussi d’avoir dans un même espace tous ces outils, que ce soit la box de sphère pour pouvoir mettre nos documents et travailler collaborativement sur des documents. La visio-sphère, comme je vous le disais, il y a aussi la partie calendrier. Nous utilisons beaucoup cet outil lorsque nous sommes en déplacement.

 

Quels usages faites-vous de Whaller ?

Nous avons décidé que chaque sphère correspondait à un groupe de travail. Nous avons des numéros de work packages, c’est-à-dire de groupe de travail et de tâches associées à ces work packages. Une sphère correspond à la tâche 7.1 par exemple, qui correspond à la communication. Nous avons vraiment façonné ça.

Une fois par mois environ, nous nous réunissons. Nous sommes une centaine de participants à nous réunir chez un de nos partenaires. Actuellement, nous sommes à Troyes pour la semaine de travail autour de la recherche et Whaller nous sert pour diffuser ces informations, que ça soit l’emploi du temps, les informations pratiques en lien avec le logement, les activités sociales qui vont être organisées, les salles dans lesquelles vont avoir lieu les groupes de travail.

Cela nous a permis petit à petit de capturer cette audience sur Whaller et ensuite de diffuser de l’information. Il y a notamment la section “Breaking news” où nous partageons notre actualité.

 

Comment s’est déroulé le déploiement et l’adoption de l’outil ?

Nous nous sommes dit qu’il faut absolument que sur Whaller, il y ait des informations indispensables pour que les personnes puissent se connecter et doivent se connecter pour y avoir accès. Une des pistes que nous avons explorée, c’est tout ce qui est les infos pratiques autour de nos semaines de travail.

Un peu plus tard, nous avons travaillé vraiment sur la partie intranet, parce que nous sommes huit universités distinctes, chacun ayant ses propres réseaux de communication interne. Il y avait une volonté de créer aussi un outil, un intranet EUt+ à l’échelle du consortium de l’Alliance.

Nous avons travaillé sur cet intranet pour permettre à toutes les personnes, que ce soit personnel ou étudiant, d’avoir accès aux informations en lien avec cette initiative.

Une grande étape que nous avons passée, c’est la mise en place d’une connexion SSO. Ceux qui souhaitent aller voir les informations en lien avec les progrès de l’initiative, ils peuvent le faire grâce à leur login habituel de leur université.

 

Quelles fonctionnalités vous sont utiles ?

Le panel est vraiment large et je dirais qu’au sein de l’alliance EUt+, ce qui est le plus utilisé c’est tout d’abord la visio-sphère, ça permet pour nos partenaires de se rencontrer facilement au sein d’une sphère et à tout moment elle est disponible.

Par exemple : Je suis à l’UTT, j’ai besoin de discuter en visio avec ma collègue Eva qui est en Espagne. Nous nous retrouvons sur une sphère pour avancer sur un sujet. La deuxième option, je dirais que ça serait la box de sphère avec les documents collaboratifs.

Forcément avec EUt+, nous nous connaissons bien, ce qui nous permet aussi d’identifier des opportunités de partenariat. Nous répondons à beaucoup d’appels à projets européens annexes à l’EUt+. Pour répondre à ces appels à projets, il y a des dossiers conséquents à remplir et ça nous permet d’avoir ce travail collaboratif au sein des documents, de commenter, d’échanger et de modifier. Cela est très apprécié également.

 

Depuis sa mise en place, quelles sont les évolutions ?

Au niveau des évolutions de Whaller, le moteur de recherche, il y a déjà une première évolution que je vois pour rechercher des informations. Ça va encore aller plus loin, j’ai vu ça dans la feuille de route et ça, effectivement, c’est très important pour nous parce que le projet, l’initiative grandit. Nous avons de plus en plus de documents et c’est très important de pouvoir avoir ce système de tags et ce système de recherche à la fois sur les messages, sur les documents et aussi sur les personnes.

 

Comment Whaller répond à votre initiative ?

Un travail que nous avons effectué avec l’équipe Whaller, c’est le passage en marque blanche. Pour nous, c’était important que l’intranet ait vraiment une identité forte EUt+ et que ce soit marqué visuellement.

Nous avons utilisé un design spécifique EUt+, une charte graphique que nous avons développés sur la première phase du projet. Je vous donne un exemple quand nous nous connectons à Whaller, désormais nous avons ce graphique avec les différents campus, nous sélectionnons son campus et nous nous connectons. Nous avons un visuel 100 % EUt+. Nous sommes dans un écosystème EUt+, ce qui permet de développer ce sentiment d’appartenance : Nous sommes sur l’intranet EUt+.

 

Quels sont les projets à venir à mener sur la plateforme ?

Selon moi, un des enjeux, c’est développer la partie application mobile. Je pense que cela permettrait de créer encore plus ce sentiment d’appartenance à l’alliance EUt+.

D’avoir dans sa poche, avoir son portable, l’application Whaller, avec du push d’informations. Nous avons que nous allons retrouver toutes les informations utiles au bon déroulé du projet à l’intérieur de cette application.

C’est vrai que la partie Chat, nous ne l’avons pas encore trop utilisée. Il y a beaucoup de développements en cours et je souhaiterais lancer un message à l’équipe Whaller. Si nous pouvons développer les Chat groupés, ça serait vraiment un gros plus parce que nous le voyons notamment en déplacement.

Les gens ont besoin de se parler en petits groupes de travail et ça permettrait de prendre aussi une autre dimension au niveau de l’usage de Whaller dans le quotidien de l’EUt+.

En savoir plus :

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