23 août 2022

Comment développer une communication interne au sein d’un ministère ?

Le ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation (MESRI) est en charge de la préparation et la mise en œuvre de la politique du Gouvernement relative au développement et l’accès de chacun à l’enseignement supérieur, à la recherche et à la technologie.

Comment le MESRI a-t-il adopté la plateforme collaborative Whaller pour développer sa communication interne ?

Nous avons interrogé 👇🏻

 

Tiphanie PONS
Chargée de mission innovation au ministère
de l’Enseignement supérieur de la recherche et de l’innovation.
Anciennement responsable de la communication extérieure.

 

Comment avez-vous connu Whaller ?

Un de nos conseillers a mis en place un réseau Whaller au sein de son école et l’avait aussi fait pour fédérer le réseau des Learning Lab. Il nous a présenté l’outil au moment où on cherchait comment fédérer tous nos acteurs de la réussite étudiante. Nous avons été pleinement conquis.

 

Quels étaient vos enjeux pour adopté un nouvel outil ?

Au départ, nous étions à la recherche d’une plateforme collaborative permettant aux personnes travaillant autour de la réussite étudiante d’échanger des bonnes pratiques, de pouvoir poser leurs questions et débattre sur cette thématique.

Depuis nous avons élargi les thématiques, toujours autour de la réussite étudiante, mais aussi autour de la vie étudiante au sein des établissements. Nous en avons aussi fait un réseau social interne pour développer notre communication interne.

 

Quels ont été les critères qui vous ont amené à choisir Whaller ?

Le fait que Whaller soit une solution française a énormément joué, mais aussi que les données restent en Europe ; surtout au moment où Facebook était assez décrié.

De plus, la solution était déjà en place dans certains établissements d’enseignement supérieur qui étaient notre cible donc ça nous paraissait assez évident de choisir Whaller.

 

Quelle est la fonctionnalité la plus utile ?

Nous avons une vingtaine de sphères autour de la réussite étudiante. Dans chacune de ces sphères, la boxe nous permet de rassembler les différents documents de ces thématiques et c’est extrêmement apprécié que ce soit nous qui déposions les documents pour accompagner les établissements ou les établissements qui déposent eux-mêmes des documents de choses qu’ils ont fait de manière à essaimer et de partager leurs pratiques.

Nous organisons parfois des sondages, mais ce qui est le plus utilisé, c’est la réponse aux questions : des personnes postent des messages et des personnes vont répondre à ces messages avec leurs propres retours d’expérience, compléter les éventuelles questions ou nous signaler des choses que nous n’aurions pas forcément en tête.

 

Comment s’est déroulé le déploiement de Whaller au sein de votre organisation ?

Nous avons annoncé au président de l’université le lancement de la plateforme collaborative Whaller en juin 2018. Par la suite, nous avons travaillé avec les équipes des différents établissements que nous avions identifié qui étaient déjà moteur en termes de réussite étudiante. Ce travail a duré tout l’été, de manière à lancer une plateforme déjà vivante et correspondant vraiment aux attentes du terrain.

La plateforme étant assez intuitive, nous n’avons pas vraiment eu besoin d’aide des équipes Whaller sur la partie du lancement. Néanmoins, ils sont toujours très réactifs quand on en a besoin.

Pour la communication interne, la directrice générale a envoyé un message à tous les personnels leur indiquant le lancement de la plateforme.

Ils ont ensuite reçu une invitation directement de la plateforme pour rejoindre le réseau et nous avons présenté l’outil un midi à proximité de la cafétéria, pour les personnes désirant en savoir plus.

 

Comment s’est déroulée l’adoption de Whaller auprès de vos collaborateurs ?

Au niveau des établissements, nous utilisons nos événements. Nous avons un événement par mois sur différentes thématiques afin de relayer toutes les informations de cette thématique et les documents utiles.

Lorsque les thématiques changent un peu d’axe, les personnes demande à rejoindre le réseau Whaller. Grâce à cela, le réseau grossit en interne ; on utilise les emails et le bouche à oreille qui entraîne le fait que certaines personnes ont eu l’information via Whaller et du coup d’autres personnes s’y intéressent.

 

Quelles sont les évolutions que vous avez pu remarquer ?

Il y a des personnes plus spécialistes de certaines thématiques que d’autres dans les établissements, qui finalement s’auto saisissent des sujets et sont un peu plus moteurs que d’autres.

De plus, nous avons aussi des ambassadeurs qui favorisent la communication interne, puisqu’eux-mêmes fédèrent des réseaux en externe et ont demandé à avoir un Whaller pour fédérer leurs réseaux. Pour cela, nous les accompagnons au lancement de leur sphère et ensuite, ils sont totalement autonomes et animes leur sphère.

 

Comment Whaller contribue à votre organisation ?

Au sein des établissements, il y a une véritable entraide qui commence à se former, c’est-à-dire qu’une personne pose une question et ce n’est pas nécessairement une personne du ministère qui a la réponse mais d’autres personnes d’établissements qui vont spontanément dire « Moi chez moi j’ai fait ci, j’ai fait ça » et du coup, qui finalement échangent sur leurs bonnes pratiques et de plus en plus certaines questions « Comment vous avez fait dans vos établissements ?». Finalement, la plateforme collaborative se prend en main, c’est notre but initial que le ministère se face petit et que ce soit directement les établissements qui se saisissent de l’outil.

En interne, le réseau Whaller permet aussi de valoriser le travail de chacun ce qui n’est pas toujours le cas évident quand il n’y a pas d’instant politique de la ministre sur cette thématique. Le travail n’est pas nécessairement valorisé par la communication interne et donc l’agent peut poster et expliquer ce qu’il fait, son déplacement et son retour d’expérience sur une thématique précise.

Cela favorise la transversalité aussi inter-équipe puisque parfois, d’un service à un autre, on n’a pas les éléments et on ne sait pas ce qui s’y passe. Ça permet aussi de se demander pourquoi ce sujet peut m’intéresser, qu’est-ce que vous faites et de rebondir.

 

Que diriez-vous à une structure qui envisage de déployer Whaller ?

Les personnels des établissements ont trouvé en Whaller un moyen de communication interne plus direct avec le ministère et peut être aussi des réponses plus précises à leurs questions et plus rapide.

Quand de nouveaux sujets et thèmes émergent, ils sont demandeurs de créer de nouvelles sphères sur ces thématiques. C’est à mon sens un succès.

 

Quel est le petit plus de Whaller ?

Le réseau Whaller des établissements permet à différentes personnes d’établissements de se connaître et d’échanger, ce qui était vraiment peu le cas avant. Leur travail gagne en efficacité et en réactivité notamment sur des problématiques qui émergent et qui peuvent avoir un retour assez rapide et des solutions qui arrivent de toutes parts.

Beaucoup de liens et d’articles ont été publiés autour du développement durable et comment nous pourrions nous améliorer au sein de la direction. Pour cela, un réseau spécifique a été crée pour communiquer en interne.

Je pense que toutes les structures ont besoin de ce type d’outils de manière à gagner en transversalité et de couper un peu la ligne hiérarchique notamment dans des grosses administrations où c’est souvent un gros frein.

Le ministère organise des séminaires une fois par mois sur différentes thématiques et du coup grâce à Whaller nous avons réussi à identifier plusieurs fois des intervenants qui nous semblaient pertinents du fait de leurs publications sur ces thématiques-là et de leur bonne connaissance de cette thématique.

 

 

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