Le rythme des changements organisationnels en entreprise s’est considérablement accéléré au cours des dix dernières années, pour des raisons différentes.
Parfois, la transformation numérique s’est produite rapidement et sans consultation des employés, comme lors de la pandémie de COVID-19. Dans d’autres situations, comme celle d’une fusion entre deux sociétés ou la mise en place d’une nouvelle technologie les collaborateurs sont accompagnés tout au long du changement en entreprise.
Ainsi, quelle que soit l’origine du changement, préparer et aider les collaborateurs à travailler différemment est bénéfique pour les personnes et la société.
En effet, les chefs d’entreprise, les managers et les salariés confirment que ne pas accompagner le changement en entreprise a un impact négatif pour la productivité de la société, l’engagement et la confiance des collaborateurs. Les études montrent qu’un tiers des personnes aiment quitter leur zone de confort, tandis que les deux tiers ressentent immédiatement de la peur et de l’inconfort face au changement.
La gestion du changement en entreprise est ainsi devenue l’un des facteurs de succès les plus critiques pour la transformation numérique de toute organisation.
Cet article explique comment mettre en œuvre avec succès une conduite du changement en entreprise.
Pourquoi mettre en place un changement en entreprise ?
Conduire le changement en entreprise ne signifie pas de simplement doter les collaborateurs de nouvelles applications ou de nouvelles façons de communiquer. La mise en œuvre de cette stratégie nécessite une phase de préparation, un plan de communication interne robuste, des programmes de formation et une évaluation du succès du programme.
Dans le domaine de la transformation numérique, un sujet que nous connaissons bien, le changement peut réussir, mais à condition d’y consacrer des moyens et du temps. En effet, certaines entreprises semblent s’attendre à ce que l’adoption par les collaborateurs d’une nouvelle application soit rapide. Notre expérience nous montre que si cela peut être le cas, c’est surtout le fait des petites organisations. En revanche, pour les plus grandes, il faut compter sur une période plus longue et la mise en place d’un dispositif d’accompagnement bien dimensionné.
Ainsi, nous pouvons distinguer 3 types de changement en entreprise :
- Changement organisationnel : il améliore et optimise les processus, les stratégies et les procédures précédemment établis.
- Changement transitoire : il amène une organisation (i.e. une société) de son état actuel vers un nouvel état, en raison, par exemple, d’une fusion ou la mise en place d’une nouvelle manière de travailler à la suite de l’automatisation d’un processus de production d’un bien ou d’un service.
- Changement transformationnel : il modifie radicalement et fondamentalement la culture, les valeurs fondamentales et la façon de travailler des salariés.
Quels sont les enjeux d’une transformation numérique ?
Les défis les plus courants à relever dans la gestion du changement.
Définir les objectifs
La plupart des changements en entreprise sont mis en œuvre dans le but d’améliorer les processus, produits, services ou cultures organisationnelles actuels. Cependant, il est essentiel d’identifier des objectifs et des jalons clairs.
Améliorer le management
Si vos dirigeants ne sont pas convaincus des avantages du changement, il sera difficile de le mettre en œuvre. Un manque d’alignement parmi les dirigeants et l’une des principales raisons de l’échec du changement organisationnel.
Identifier les ressources
Avant de commencer votre transformation numérique identifier les ressources et les personnes qui faciliteront le processus et dirigeront le changement, elles sont cruciales pour le succès.
Être agile
Les organisations qui ne sont pas agiles ont du mal à mettre en œuvre des changements. La lenteur des processus d’approbation peut entraîner des retards dans la mise en œuvre des modifications.
Planifier toutes les étapes
Chaque processus de gestion du changement en entreprise doit avoir un plan bien défini. Le plan doit comprendre des échéanciers et des jalons de changement doivent être identifiés.
Maîtriser les peurs et les conflits
Les changements au sein des organisations peuvent développer des émotions, des peurs et susciter des conflits. La responsabilité des dirigeants est de les anticiper, de les surmonter et de les résoudre.
Prévoir la réticence des collaborateurs
Certains employés résistent au changement et ne veulent pas s’engager dans de nouvelles pratiques. Les dirigeants doivent être capables de faire face à la réticence des collaborateurs. La communication est cruciale pour une gestion du changement en entreprise réussie ; elle doit être constante.
Aligner toutes les équipes sur la nouvelle stratégie
Avoir tout le monde à bord et informé avant et tout en long de votre transformation numérique peut être difficile. Cela est particulièrement vrai pour les grandes organisations. La communication doit donc être globale.
Comment accompagner le changement en entreprise ?
Annoncer le changement à tous les collaborateurs
Faites-leur savoir qu’ils vont connaître une amélioration de l’environnement de travail, de la technologie, de l’équipement, des processus ou de leurs propres compétences et capacités. Cela peut se faire lors de moments forts de l’année, pendant la formation et dans le cadre d’une conversation régulière entre la direction et les salariés.
Faire un état des lieux de l’existant
Cette étape est souvent oubliée dans la gestion du changement. Dans un effort pour « vendre », le changement, les directions générales minimisent, ou quelquefois dénient, les réussites du passé. Les salariés, notamment les plus anciens, peuvent se sentir dévalorisés ou bien être démoralisés. Reconnaître tout ce qu’ils sont parvenus à accomplir sous le système précédent augmente la probabilité qu’ils s’engagent dans le changement.
Montrer le résultat attendu
Aidez les employés à se faire une idée de ce à quoi ressemblera leur nouvel environnement de travail. Solliciter la partie du cerveau qui utilise des images avec une vision convaincante peut augmenter la compréhension et l’acceptation, ainsi que diminuer l’appréhension qui vient de l’incertitude.
Préciser pourquoi et comment le changement sera mis en œuvre
Partagez autant de détails que possible sur le calendrier prévu et les étapes du changement. Indiquez les défis et les préoccupations connus des salariés, cela pour vous aider pour montrer que vous comprenez leur réalité et que vous vous efforcez de la rendre aussi positive que possible. Si possible, donnez du temps pour que chaque étape soit complétée et ajustez si nécessaire.
Discuter ouvertement des avantages et des inconvénients potentiels des changements proposés
Lorsque les dirigeants comprennent les craintes ou les préoccupations exprimées par les salariés et prennent des mesures pour y répondre ou mettent des ressources à disposition, les collaborateurs sont plus susceptibles de se sentir entendus et d’accepter le changement. Si possible, cherchez conjointement des solutions avec les salariés qui seront alors touchés – c’est l’une des meilleures façons de les embarquer. Ne prétendez pas que les défis n’existent pas ou n’essayez pas de les minimiser.
Laisser le temps de tester
Pour les changements tels que de nouveaux processus, technologies, fonctions de travail, etc., Il peut être utile de donner aux employés la possibilité d’essayer le changement plusieurs fois afin qu’il fasse partie de la routine quotidienne.
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